Soepel verlopende financieringsaanvragen – dat is waar je als financieel dienstverlener voor gaat. Het is zonde als je bij het identificeren van klanten direct vertraging oploopt. Toch komt dat nog regelmatig voor, doordat het kopie ID niet goed is aangeleverd. Dan moet je terug naar de klant. Dat is tijdrovend én zorgt voor frustraties bij zowel je acceptatiecollega’s als bij de aanvrager. Wij geven je tips om dit te voorkomen en de doorlooptijd te verkorten. Dat alles door een proces in te richten met een hoge first time right ratio.
Voor veel processen moeten klanten zichzelf identificeren. Dat gebeurt nog vaak met een kopie ID. Soms is het zelfs nog steeds nodig dat de klant met een fysiek identiteitsbewijs langskomt. Dat is tijdrovend en inefficiënt voor zowel de klant als de acceptant.
Tegelijkertijd is het kopie ID een van de meest opgevraagde documenten. Dat terwijl het kopie ID bij hypotheekaanvragen in de top 3 van redenen staat waarom dossiers worden afgekeurd.
Daarbij gaat bijvoorbeeld het volgende mis:
Bij elk van die aanleverfouten loopt het proces spaak en moet je terug naar de klant om alsnog de juiste gegevens op de juiste manier aangeleverd te krijgen. Of nog erger: je moet terug naar de tussenpersoon, die op zijn beurt naar de eindklant moet stappen om de gegevens opnieuw op te vragen. Dat laatste leidt al helemaal tot grote vertragingen in het proces.
Wil je alles weten over digitaal identificeren? Welke vormen zijn er? W
aar moet je op letten? En hoe voldoe je aan de wetten? Wij zetten alle informatie voor je op een rij.
Daar komt ook nog bij dat er allerlei eisen zijn vanuit de wetgeving waaraan de identiteitsverificatie moet voldoen.
Aan de ene kant moet je je als financieel dienstverlener houden aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Die wet verplicht je onder andere om de klant te identificeren en het risico van een specifieke klant in te schatten op basis van aangeleverde gegevens. Hiervoor heb je dus bepaalde gegevens nodig zoals naam en adres.
Aan de andere kant moet je sowieso voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de privacywet, die stelt dat je alleen gegevens mag verwerken die je daadwerkelijk nodig hebt voor jouw proces en dat je niet zomaar gegevens zoals de foto op iemands ID-bewijs mag opslaan. Ook mag je zonder wettelijke grondslag geen BSN van klanten verwerken. Dat terwijl de meeste klanten zich identificeren met een kopie ID, waarop de foto en het BSN staan vermeld.
Door de wetgeving is het KYC-identificatieproces van klanten ingewikkelder dan enkel een kopie ID opvragen. Je hebt meer gegevens nodig dan dat er op het kopie ID staan, de klant moet bepaalde gegevens op het kopie ID doorhalen én een simpele kopie ID voldoet niet aan het vereiste eIDAS betrouwbaarheidsniveau.
Regelmatig ontstaat er in dit proces dan ook vertraging doordat de aanlevering niet in één keer vlekkeloos gaat. Dat is zonde, want een snel identificatieproces is om meerdere redenen belangrijk.
Een snelle afhandeling van het identificatieproces is om meerdere redenen cruciaal:
Die problemen kun je voorkomen door over te gaan op digitaal identificeren. Daarmee richt je je proces efficiënter in én verhoog je de first time right-ratio.
Digitale identificatie heeft veel voordelen:
Bovendien hebben online georiënteerde consumenten een grote behoefte aan eenvoudige volledig digitale processen. Met digitaal identificeren voldoe je aan de behoefte van de klant van nu. Klanten en acceptanten hoeven minder zelf te doen; veel wordt voor hen gestandaardiseerd en identificatie wordt dus een stuk makkelijker én sneller gemaakt.
Met de keuze voor digitale identificatie ben je er nog niet. Er bestaan verschillende vormen van digitale identificatie waartussen je kunt kiezen. Elk met hun eigen voor- en nadelen. Hieronder zetten we ze kort voor je op een rij.
Wil je een uitgebreider overzicht van alle vormen van digitale identificatie? In ons blogartikel over de vormen van digitaal identificeren zetten we ze voor je op een rij, inclusief gedetailleerde uitleg over de voor- en nadelen.
Ten eerste bestaat er Electronic Identity Verification (eIDV). Daarbij levert de klant een digitale scan of foto van het ID aan en wordt die online geverifieerd door een softwaretool. De persoonsgegevens van de klant worden gematcht met gegevens uit een database. Zo wordt achterhaald of het identiteitsbewijs geldig is.
Bij deze vorm van verificatie zie je vaak dat de klant een selfie of video van zichzelf en een scan van het ID-bewijs moet maken. Deze vormen van verificatie zijn alleen niet altijd AVG-proof. Zo mag je officieel niet over het BSN van klanten beschikken voordat de aanvraag van een financieel product definitief akkoord is. Daarnaast mag de pasfoto op het ID-bewijs niet zichtbaar zijn.
Als je die gegevens wel doorkrijgt, ben je in veel gevallen in overtreding van de AVG. Bovendien beschik je met alleen een eIDV niet over alle vereiste gegevens vanuit de Wwft; op het kopie ID staan bijvoorbeeld niet de adresgegevens van de klant vermeld.
Ten tweede kun je klanten identificeren via een Electronic Identity (eID). Dit is een verzameling van digitaal opgeslagen persoonsgegevens die de klant in één keer online kan delen. iDIN is hier een bekend voorbeeld van. De klant hoeft hiervoor geen scans te maken of foto’s of documenten te uploaden. Dat is een groot voordeel.
Bovendien is een eID erg eenvoudig in gebruik, is het een meer gestandaardiseerde manier van identificatie en voldoet het aan de AVG-wetgeving. Een probleem is wel dat alleen een eID, net als eIDV, vaak niet alle gegevens verstrekt die je vanuit de Wwft nodig hebt. Daarvoor is extra informatie nodig.
Als financieel dienstverlener moet je voor de identificatie en verificatie van klanten voldoen aan de AVG én de Wwft. Vanuit de Wwft krijg je te maken met de volgende twee eisen voor de identificatie en verificatie van nieuwe klanten:
OcktoID is dé oplossing voor het digitaal identificeren en verifiëren van klanten op een manier die 100% Wwft- én AVG-compliant is. Dit komt doordat OcktoID gegevens uit de BRP combineert en cross-checkt met de eID iDIN, of indien niet beschikbaar, met een eIDV oplossing. Door deze wijze van identificatie en verificatie met brondata voldoet OcktoID aan het eIDAS betrouwbaarheidsniveau ‘Substantieel’.
Daarnaast kunnen er met Ockto nog meer gegevens opgehaald worden die nodig zijn voor het klantdossier. Bijvoorbeeld met databronnen zoals het UWV, het Kadaster, de Belastingdienst, DUO en Mijnpensioenoverzicht.
Klanten halen hun gegevens op via één overzichtelijke app. Daardoor hoeven ze niet meer zelf hun gegevens op te zoeken en handmatig aan te leveren. Ze weten zeker dat ze het juiste aanleveren. Dat maakt het voor klanten een fijne vorm van gegevens aanleveren.
Maar ook voor jou als financieel dienstverlener werkt Ockto efficiënt. Zowel de identificatie als verdere aanlevering van gegevens gaat via deze tool vaker in één keer goed, doordat dit digitaal én op een gestandaardiseerde manier verloopt.
Vooraf geef je via filters aan welke informatie je moet ontvangen; de app zorgt dan dat de klant alleen die gegevens ophaalt en doorstuurt. Dat verkleint de kans op fouten aanzienlijk.
Je hebt meteen de juiste gegevens in het systeem staan en hoeft hier veel minder vaak zelf nog achteraan te gaan. Dat betekent een korte doorlooptijd, meer efficiëntie én een proces dat vaker first time right verloopt.
Ook binnen jouw organisatie kan OcktoID bijdragen aan een identificatieproces met een hogere first time right-ratio én de bovenstaande voordelen. Benieuwd? Wij vertellen je graag meer over deze oplossing in een gratis kennismaking. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.