Klantgegevens verzamelen? Zo maak je het proces efficiënt!

Verkeerde salarisstroken, screenshots in plaats van pdf-bestanden of niet-toegestane legitimatiebewijzen – er gaat nogal wat mis bij het aanleveren van klantgegevens. Hoe zorg je ervoor dat je alle benodigde klantgegevens wél in één keer goed krijgt aangeleverd?

Je wilt immers de klant zo snel mogelijk helpen bij een succesvolle aanvraag van bijvoorbeeld een financiering, leaseauto of huurcontract. Dus wil je zoveel mogelijk succesvolle aanvragen waar je zo min mogelijk werk aan hebt.

Wij geven je dé tip die je gaat helpen om klantgegevens verifiëren efficiënter aan te pakken.

Wat gaat er mis bij de aanlevering van klantgegevens?

Om de klant te identificeren en om de aanvraag te kunnen beoordelen, zijn allerlei klantgegevens nodig. Denk aan gegevens over iemands identiteit, inkomen, of schulden.

Het verzamelen en checken van al die gegevens is alleen een tijdrovend proces. Ten eerste omdat de aanlevering niet altijd in één keer verloopt zoals je zou willen. Ten tweede omdat je van alles handmatig moet checken.

Op dit moment leveren klanten hun gegevens nog vaak aan door een kopie, scan of download van gegevens te uploaden of door zelf gegevens in te vullen.

Dat betekent behoorlijk wat uitzoekwerk voor de klant. Ook voor de acceptant is het niet efficiënt. Het proces lijkt digitaal, maar ongemerkt komen er nog veel menselijke handelingen aan te pas.

Bovendien is het geen waterdicht proces. Er kunnen allerlei dingen verkeerd aangeleverd worden:

• De documenten zijn niet goed leesbaar.
• Er zijn essentiële gegevens doorgestreept of onleesbaar gemaakt.
• De aanlevering is niet AVG-proof: gegevens die je niet mag hebben (zoals het BSN) zijn nog leesbaar. Het document moet dan terug naar de klant of jullie moeten dit zelf aanpassen. In elk geval moet het uit je systemen verwijderd worden.
• Er is een verkeerd bestandstype gebruikt (bijvoorbeeld een screenshot in plaats van een pdf-bestand).
• Het document is te oud. Denk aan verouderde loonstroken of verlopen legitimatiebewijzen.
• Het document gaat over een te korte periode. Dat speelt bijvoorbeeld als de klant een bankafschrift aanlevert van slechts één maand of als de storting van salaris niet te zien is.
• Iemand gebruikt een verkeerd document als identiteitsbewijs. Zo is een rijbewijs in veel gevallen niet toegestaan om jezelf mee te identificeren.
• Er is een veld verkeerd ingevuld. Zo gebruikt iemand de aangetrouwde naam in plaats van de meisjesnaam.

In al die gevallen moet de behandelaar van het dossier opnieuw contact opnemen met de klant, zodat de klant alsnog de gegevens voor het klantdossier volledig en kloppend aanlevert.

Daar gaan zo een paar extra dagen wachttijd overheen. Dat kost uiteraard geld en tijd en mogelijk ook klanttevredenheid.

Wat levert het jou op als de first time right ratio voor de aanlevering van klantgegevens omhoog gaat?

Het is om verschillende redenen handiger en beter als je de benodigde klantgegevens in één keer goed aangeleverd krijgt.

• Een snelle afhandeling van klantdossiers zorgt voor efficiëntie. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan re-work, waardoor het voor hen ook prettiger werkt.
• Je bespaart kosten door het efficiëntere proces en de hoge First Time Right-ratio.
• Je krijgt een voorkeurspositie voor klanten en tussenpersonen door de kortere doorlooptijd.
• Klanten zijn meer tevreden omdat ze sneller uitsluitsel krijgen over hun aanvraag en gegevens niet dubbel hoeven aan te leveren.
• Dat alles komt het imago van je bedrijf richting de klant ten goede.

Maar hoe krijg je het voor elkaar dat de aanlevering en verificatie van klantgegevens in één keer vlekkeloos verloopt? Brondata biedt daar een oplossing voor! We leggen je graag uit hoe.

Lees ook: Wat kan ik nog meer doen om het acceptatieproces van klanten te versnellen?

Dé tip: laat klanten gegevens écht digitaal aanleveren

Daarmee bedoelen we dat de aanlevering niet via een kopie, scan of upload in een online omgeving gaat, maar dat je klantgegevens rechtstreeks digitaal ophaalt uit databronnen. Dat zijn dan bronnen als MijnOverheid, de Belastingdienst of de bank (via een koppeling met de betreffende bank).

Laat klanten hun benodigde gegevens als brondata aanleveren om zo het proces beter te stroomlijnen, fouten te voorkomen en er vooral minder werk aan te hebben.

Dankzij brondata kunnen klanten gemakkelijker in één keer hun gegevens correct, compleet en volgens jullie specificaties indienen. Deze vorm van aanlevering is op dit moment mogelijk voor tientallen databronnen.

Het is daardoor niet meer nodig voor klanten om bankafschriften, identiteitsbewijzen, pensioenoverzichten of andere documenten los aan te leveren.

In de tabel hieronder zie je welke databronnen de meest opgevraagde documenten vervangen.

Hoe werkt brondata?

Brondata zijn persoonsgegevens die rechtstreeks uit een betrouwbare databron komen. Denk bijvoorbeeld aan de bankomgeving van de klant, het UWV of het Kadaster.

Uiteraard verloopt dit allemaal volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo moet de klant zelf inloggen om de gegevens bij de juiste bronnen op te halen. Ook moet de klant altijd toestemming geven om zijn gegevens digitaal te delen met de dienstverlenende organisatie.

1 minuut demo: een Ockto sessie:

Het grote voordeel van brondata is dat de informatie direct uit de oorspronkelijke en betrouwbare bron komt. Daardoor is de informatie al geverifieerd en ook gestandaardiseerd.

Dat houdt in dat alle informatie direct op de juiste plekken in jouw systeem gezet kan worden. Ook dát scheelt tijd.

Brondata maakt de aanlevering van klantgegevens 100% digitaal. De klant hoeft niet meer zijn juiste loonstrook op te zoeken of zelf zijn paspoort in te scannen.

Alles verloopt via digitale processen en systemen. Iedere klant kan met een paar klikken zelf de benodigde gegevens uit de bron ophalen. En omdat je met brondata precies kunt aangeven welke attributen je nodig hebt voor jouw proces voldoe je ook aan de eisen voor dataminimalisatie vanuit de AVG.

De 7 voordelen van brondata 

De hogere efficiëntie is dus een belangrijk voordeel van brondata ten opzichte van de traditionele manier van gegevensaanlevering. Maar dat is niet het enige. Andere voordelen van persoonsgegevens ophalen via databronnen zijn:

1. Het proces is betrouwbaarder, doordat je werkt met geverifieerde gegevens die rechtstreeks bij een betrouwbare bron vandaan komen. De klant kan de gegevens niet aanpassen.
2. Je krijgt een hogere conversie doordat er veel minder mensen afhaken tijdens het proces.
3. Klanten zijn meer tevreden doordat aanvragen sneller rond zijn.
4. Je organisatie bespaart veel tijd op klantcontact doordat er minder contactmomenten nodig zijn voor de aanlevering van klantgegevens.
5. De klant kan al in 5-10 minuten klaar zijn, omdat het hele proces via één efficiënte app verloopt.
6. Het is een veilige manier om gegevens aan te leveren. Klanten hoeven niet onnodig documenten door te mailen. Ook automatiseer je de opslag van gegevens op zo’n manier dat je niet afhankelijk bent van menselijke handelingen.
7. Doordat je alleen de echt noodzakelijke gegevens ontvangt, na toestemming van de consument, voldoet het proces aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Ook sluit je met een écht digitaal proces van gegevensaanlevering aan op de behoeften van de klant. Klanten zijn tegenwoordig gewend dat processen volledig digitaal en vlekkeloos verlopen en dat zij voor de aanlevering van gegevens niet zelf op zoek hoeven te gaan naar gegevens.

Kortom: het proces wordt gemakkelijker, sneller én klantvriendelijker door het met brondata écht te digitaliseren.

Doe de brondata-check

Wil je weten welke brondata voor jouw organisatie te digitaliseren zijn? Wij zetten het graag voor je op een rij. Doe de online Brondata Check en ontvang direct een digitaal rapport waarin staat hoe jouw organisatie kan profiteren van brondata.