In de wereld van woningverhuur staat digitalisering steeds hoger op de agenda. Hoewel deze sector op het gebied van digitale innovatie nog relatief achterloopt vergeleken met andere branches, biedt digitalisering vele voordelen en kansen voor zowel verhuurders als huurders. Van de implementatie van geverifieerde klantdata (ook wel brondata genoemd) tot de potentiële impact van automatisering op het acceptatieproces, digitale oplossingen kunnen het verhuurproces sneller, eerlijker en minder fraudegevoelig maken.
Direct naar:
- Het gebruik van geverifieerde brondata voorkomt fraude
- Brondata als basis voor digitale en geautomatiseerde processen
- Webshop norm: de verwachtingen van de hedendaagse huurder
- De impact van wet- en regelgeving
- Digitalisering als antwoord op toenemende regeldruk
- Van digitale belofte naar praktische implementatie
Een aantal grote spelers in de woningverhuurmarkt zetten al volop in op innovatie en digitale oplossingen. Anderen, waaronder ook kleinere partijen en makelaars houden echter vaak nog vast aan traditionele papiergebonden processen.
De woningverhuurmarkt staat voor een tweeledige uitdaging: enerzijds het implementeren van digitale oplossingen in de bedrijfsprocessen en anderzijds het uitrollen daarvan in de gehele keten; van makelaar tot verhuur tot beheer.
Hoewel er nog een weg te gaan is voordat digitalisering volledig is ingebed in alle geledingen van de woningverhuur, lijkt deze transitie onvermijdelijk. Digitalisering kent vele voordelen zoals efficiëntere processen, snellere communicatie, eerlijkere toewijzing en een betere klantervaring. Hieronder gaan we daar verder op in.
Het laten aanleveren van de gegevens van de huurder als brondata heeft een aantal grote voordelen; één daarvan is het voorkomen van fraude met documenten. Door gegevens rechtstreeks op te halen bij betrouwbare bronnen zoals overheidsinstanties en banken kan de kans op fraude aanzienlijk worden verkleind.
Verhuurders hebben regelmatig te maken met frauduleuze praktijken zoals het vervalsen van inkomensgegevens of het gebruik van valse identiteiten. Deze fraude kan leiden tot huurders die de huurlasten niet kunnen dragen of zelfs criminaliteit zoals wietpandjes. Met alle gevolgen van dien.
Fragment uit de Data Sharing Podcast met Gert Vasse & Hidde Koning
Klik hier voor de hele aflevering
Door over te stappen op brondata uit betrouwbare bronnen kunnen verhuurders met veel grotere zekerheid vaststellen dat de ontvangen informatie juist en betrouwbaar is. Hoewel brondata geen wondermiddel is tegen alle vormen van fraude, biedt het een belangrijke extra barrière die de kans op fraude met documenten zo goed als uitsluit.
Er is geen risico op vervalsing of manipulatie aangezien de gegevens rechtstreeks opgehaald worden bij de bron, bijvoorbeeld het UWV, MijnOverheid en de Belastingdienst. De opgehaalde gegevens zijn wel door de kandidaathuurder in te zien, maar niet aan te passen of te manipuleren.
Naast het minimaliseren van fraude maakt brondata het ook mogelijk screenings- en toewijzingsprocessen te digitaliseren, of zelfs te automatiseren. Dit bespaart de verhuurder veel tijd, helemaal op nieuwbouwverhuurprojecten waarbij in één keer door honderden kandidaten gereageerd wordt op tientallen woningen.
De standaardisering van de aangeleverde gegevens zorgt ervoor dat kandidaten eenvoudig te vergelijken zijn en het uitsorteren van niet passende huurders vlotter verloopt. Door geautomatiseerde regels toe te passen op bijvoorbeeld inkomenseisen, gevolgd door een eventueel lotingssysteem, kan de medewerker van de verhurende partij direct aan de slag met de uiteindelijke kandidaat huurder.
Fragment uit de Data Sharing Podcast met Gert Vasse & Hidde Koning
Klik hier voor de hele aflevering
Voor verhuurders betekent dit een grote stap voorwaarts in het creëren van een eerlijk en transparant acceptatieproces. Het gebruik van brondata draagt bij aan een gezonde en eerlijke huurmarkt waarbij huurders een woning krijgen toegewezen die past bij hun financiële situatie en persoonlijke omstandigheden.
Een derde voordeel van het werken met brondata is de klantervaring. In een tijd waarin online winkelen met een naadloze ervaring de norm is geworden, veranderen ook de verwachtingen van huurders ten aanzien van het zoeken en vinden van een geschikte woning. Steeds meer woningzoekenden verwachten nu een digitale ervaring die qua gebruiksgemak niet onderdoet voor een webshops.
De moderne huurder wil op elk moment van de dag en vanaf elke locatie toegang hebben tot een compleet en actueel aanbod van beschikbare huurwoningen. Ze willen eenvoudig kunnen zoeken, filteren en vergelijken op basis van criteria als locatie, prijs en voorzieningen. En als ze een geschikte woning hebben gevonden, willen ze op een eenvoudige manier ‘afrekenen’; direct online kunnen reageren op de woning en een bezichtiging inplannen.
Dit ‘afrekenproces’ houdt bij huurwoningen in dat er allerlei gegevens gedeeld moeten worden om aan te tonen dat je in aanmerking komt voor de woning, bijvoorbeeld op basis van je inkomen. Ook hier verwacht de hedendaagse consument een naadloze ervaring.
Dus niet het moeten opzoeken van loonstroken en andere documenten die het inkomen aantonen, maar een soepele digitale flow die dit voor je regelt. Het aanleveren van gegevens door deze snel, makkelijk en veilig op te halen in de vorm van brondata staat veel dichterbij deze webshop ervaring. En het zorg voor een veel hoger first time right ratio.
Wanneer je met brondata werkt heb je dus een basis liggen die nodig is om geautomatiseerd te kunnen toewijzen op basis van allerlei regels. Bij het opstellen van zo’n geautomatiseerd stelsel van regels komt wel nog een ander belangrijk aspect kijken; wet- en regelgeving.
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn verhuurders verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van woningzoekenden. Ze mogen alleen die informatie opvragen en verwerken die strikt noodzakelijk is voor het verhuurproces en moeten huurders duidelijk informeren over hoe hun gegevens worden gebruikt. Dit betekent dat verhuurders kritisch moeten kijken naar hun screeningsproces en zich moeten afvragen of alle opgevraagde informatie wel echt relevant en gerechtvaardigd is.
Een groot voordeel van brondata is dat het makkelijker wordt aan de AVG-dataminimalisatie te voldoen. Door nauwkeurige filters in te stellen zorg je ervoor dat alleen die gegevens aangeleverd worden die nodig zijn voor het proces. Zo voorkom je dat je onnodige gegevens binnenkrijgt, die bijvoorbeeld op een gemiddelde loonstrook wel meekomen.
Daarnaast stelt anti-discriminatie regelgeving vanuit de Wet goed verhuurderschap steeds strengere eisen aan de manier waarop verhuurders huurders selecteren. Het is niet toegestaan om onderscheid te maken op basis van zaken als etnische of culturele achtergrond, lichamelijke of geestelijke gezondheid of seksuele gerichtheid. Verhuurders moeten een heldere en transparante selectieprocedure opstellen, deze openbaar maken en consequent toepassen om elke schijn van discriminatie te vermijden.
Sommige verhurende partijen zijn tevens Wwft-plichtig. Bijvoorbeeld als zij onderdeel zijn van een investeringsmaatschappij. Vanuit de Wwft moet je elke klant correct identificeren en het klantrisico op financiering van witwassen of terrorisme inschatten. De Wwft vereist dat je een KYC-programma hebt ingericht. Oftewel: ken je klant.
Vóór het afsluiten van een overeenkomst moet je daarom allerlei gegevens van je klant compleet hebben. Verder moet je voor alle stappen binnen het KYC-programma kunnen aantonen waar en wanneer je de gegevens hebt opgehaald. Dit is belangrijk om het proces te kunnen verantwoorden en verbeteren.
In een efficiënt proces zorg je ervoor dat je altijd over alle gegevens beschikt die nodig zijn. Hiervoor biedt brondata een slimme oplossing.
>> Lees meer over de Wwft, het KYC proces en brondata
Deze wettelijke kaders maken het screenen van huurders complexer en arbeidsintensiever. Verhuurders moeten hun processen en systemen aanpassen, medewerkers trainen en zorgen dat zij compliant zijn met de nieuwe regels. Digitalisering biedt hier ook grote kansen om beter aan de wettelijke vereisten te voldoen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van geautomatiseerde screeningsprocessen die consistentie en objectiviteit bevorderen.
Door proactief in te spelen op deze ontwikkelingen en te investeren in zorgvuldige gedigitaliseerde screeningsprocessen kunnen verhuurders een praktijk creëren die zowel eerlijk als efficiënt is en voldoet aan de eisen van de moderne tijd.
De belofte van digitalisering en datagedreven werken lijkt dus binnen handbereik. Van geverifieerde huurdersgegevens uit brondata tot geautomatiseerde acceptatieprocessen – de technologische mogelijkheden om het verhuurproces sneller, efficiënter en eerlijker te maken zijn talrijk en veelbelovend.
Tegelijkertijd maken de praktijkervaringen uit zowel de huursector als andere sectoren duidelijk dat de implementatie van deze digitaliseringsslag meer is dan alleen een IT-project. De overgang van papier naar digitaal vergt investeringen in systemen, processen en mensen.
Verhurende partijen moeten niet alleen de technische infrastructuur op orde brengen maar ook een culturele omslag teweegbrengen en medewerkers meenemen in de nieuwe manier van werken. Het werk van acceptanten gaat bijvoorbeeld veranderen. Als je volledig uitgaat van toetsing op basis van brondata zijn zij in de toekomst niet meer bezig met het selecteren van huurders voor een woning, maar vooral met het traject erna.
“Het is niet alleen een IT-verandering, maar een volledige bedrijfstransformatie"
Vincent Jorritsma, CEO Toyota Louwman Financial Services
>> Lees de case study
Het werken met geautomatiseerde toewijzing kan ook een keerzijde hebben; het kan structurele discriminatie in de hand spelen. Daarom is het zaak dit stelsel heel goed uit te denken en goed te toetsen op discriminatie, AVG-dataminimalisatie, anti-witwas wetgeving en andere beleidseisen die van belang zijn bij het toewijzingsbeleid.
Dit vereist een grondige en zorgvuldige aanpak waarbij het stelsel eenmalig goed wordt ingericht in plaats van per woning daar de afweging in te maken. Soms houdt dit partijen tegen om met brondata aan de slag te gaan.
Ondanks deze uitdagingen zijn de voordelen van digitalisering te groot om te negeren. Ons advies: wees er niet al te huiverig voor zijn, maar denk er wel goed over. Werk eerst het hele proces uit. Van gegevens aanleveren helemaal tot aan de toewijzing en het contract. Welke gegevens heb je nodig en hoe ga je die uit brondata halen zonder dat je nog aanvullende documenten nodig hebt?
Lees ook: De huurderscheck digitaliseren? Zo doe je dat in 7 stappen
Spelers in woningverhuurmarkt die erin slagen de overstap te maken naar datagedreven werken zullen beter in staat zijn om in te spelen op de veranderende wensen van huurders, efficiënter te opereren en een eerlijker en inclusiever acceptatiebeleid te voeren.
De komende jaren zullen naar verwachting steeds meer partijen de stap zetten naar digitale oplossingen. Zo kan stap voor stap de digitale belofte voor de hele verhuurmarkt worden ingelost.
Benieuwd hoe Ockto voor jou kan werken?
Ben je naar aanleiding van dit artikel benieuwd hoe digitalisering jouw organisatie naar een hoger niveau kan krijgen? Of ben je benieuwd hoe jouw organisatie concurrentievoordeel kan behalen met brondata?
Plan dan een vrijblijvende kennismaking. Onze salesmanager Tim Bijvoet vertelt je graag meer.