De huurderscheck digitaliseren? Zo doe je dat in 7 stappen

Als verhuurder wil je snel en uitvoerig (kandidaat) huurders screenen. Zo kun je inschatten of iemand de huur kan betalen, voorkom je fraude en doorzie je risico’s op overlast. Maar een huurderscheck is een tijdrovend proces voor zowel woningcorporaties als kandidaat-huurders. Er komen allerlei documenten bij kijken die de huurder ook nog op een specifieke manier moet aanleveren. Regelmatig gaan er dan ook dingen mis. Met veel tijdverlies, frustratie, ontevredenheid en soms zelfs problemen tot gevolg.

Voorkom dit alles door de huurderscheck te digitaliseren. Zo creëer je een win-winsituatie met voordelen voor de verhuurder én huurder. Ontdek hoe je in 7 stappen je huurderscheck digitaliseert en het proces zo efficiënter, veiliger en minder fraudegevoelig maakt.

Waarom is het zinvol om de huurderscheck te digitaliseren?

Als verhuurder moet je er zeker van zijn dat de gegevens van een kandidaat-huurder kloppend zijn en dat een huurder aan alle eisen voldoet. Daarom is de screening zo belangrijk én is het cruciaal dat deze screening goed verloopt. 

We horen van woningcorporaties en verhuurders meerdere knelpunten terug. Voordat zij hun proces digitaliseerden, liepen zij onder andere tegen het volgende aan bij de huurderscheck:

•    De huurderscheck is tijdrovend en daarmee niet efficiënt. Dat maakt het een duur proces voor verhuurders; hun medewerkers zijn er veel kostbare tijd aan kwijt. Dat geldt al helemaal als het proces niet in één keer goed verloopt. Ook voor toekomstige huurders is die lange doorlooptijd niet prettig. Zij moeten daardoor lang wachten voordat zij goedkeuring of afwijzing krijgen.
•    Er sluipen regelmatig fouten in een handmatige check. De kandidaat-huurders leveren bijvoorbeeld hun gegevens niet op de juiste manier aan of vergeten bepaalde documenten. Ook in het heen en weer mailen daarover gaat veel tijd verloren.
•    Er is een kans op fraude. Kandidaat-huurders kunnen bewust of onbewust foute informatie aanleveren. Zo kan een huurder zijn loonstrook aanpassen of een betalingsachterstand verborgen houden. Dat soort fraude brengt grote risico’s met zich mee. Digitalisering van een huurderscheck zal fraude niet 100% voorkomen, maar je kunt er wel de kans op verschillende fraudevormen sterk mee verkleinen.
•    Gegevens worden niet altijd AVG-compliant verwerkt. Voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het onder andere cruciaal dat je alleen die informatie ontvangt die je absoluut nodig hebt voor jouw verwerkingsdoel. Zo mag je geen BSN-nummer van de huurder krijgen. Dit gaat nog vaak fout, waardoor je informatie hebt die je eigenlijk niet mag bezitten.

De voordelen van een digitale huurderscheck

Door de huurderscheck te digitaliseren, verloopt het proces eenvoudiger, sneller, veiliger én met minder kans op fouten voor zowel de huurder als verhuurder. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Er is een veel kleinere kans op fraude.
• De kandidaat-huurder kan de gegevens sneller aanleveren
• Je krijgt in één keer de juiste informatie.
• Alle gegevens komen uit betrouwbare (overheids)bronnen en van banken.
• Je weet zeker dat alle gegevens AVG-compliant en veilig worden verwerkt.
• Huurders zijn meer tevreden door het snellere en eenvoudigere proces.

Wil je weten hoe je de huurderscheck digitaliseert en daarbij niets over het hoofd ziet? Lees hieronder de 7 stappen waarmee je het in één keer goed aanpakt.

Stap 1: Breng het huidige proces in kaart 

Een eerste belangrijke stap is dat je het bestaande screeningsproces in kaart brengt. Daarvoor is o.a. het volgende belangrijk:

•    Bepaal alle stappen die bij de huurderscheck komen kijken
•    Stel vast welke documenten je van de huurder nodig hebt.
•    Breng in kaart wat de andere betrokken partijen zijn.
•    Inventariseer tegen welke uitdagingen jullie aanlopen bij het proces. 

 Stap 2: Stel duidelijke digitaliseringsdoelen 

Elk veranderproces begint met heldere doelen. Daarom wil je al voor de digitalisering van de huurderscheck doelen formuleren. Bepaal daarvoor ook wat het belangrijkste voordeel van een digitale screening is voor jullie. In welk opzicht willen jullie specifiek vooruitgang boeken? Maak het doel zo concreet mogelijk. Bedenk bijvoorbeeld hoeveel tijd jullie willen besparen op de doorlooptijd, of hoe groot de kostenbesparing moet zijn.

Een voorbeeld van een concreet doel is als volgt:

"We willen dat huurders door digitalisering voortaan via één app alle benodigde gegevens kunnen aanleveren en dat zij vervolgens binnen 24 uur uitsluitsel krijgen over hun aanvraag."

Stap 3: Kies de geschikte software 
Er bestaan meerdere softwaresystemen waarmee je de huurderscheck kunt digitaliseren. Sommige software is geschikt om het hele screeningsproces te digitaliseren; met andere software kun je alleen een deel ervan digitaal laten verlopen. Ook heeft elk systeem weer andere functies en kenmerken. Kijk daarom goed welk systeem bij jouw doelen en behoeften past.

Het systeem moet de functies kunnen bieden die jij zoekt. Denk aan het verzamelen en verwerken van informatie over de kandidaat-huurder, de screeningsprocedure volledig automatiseren en rapportages opstellen. Verder is het natuurlijk belangrijk dat de software aan alle wet- en regelgeving voldoet en bijvoorbeeld AVG-compliant is. Ook daar moet je goed naar kijken.

De software van Ockto beschikt over elk van deze functies. Via Ockto kunnen kandidaten vanuit één app alle benodigde gegevens aanleveren. De app haalt deze gegevens als brondata op bij betrouwbare (overheids)bronnen, zoals MijnOverheid en het UWV. Daardoor weet je zeker dat je correcte gegevens krijgt aangeleverd. Na toestemming van de huurder worden enkel de benodigde gegevens versleuteld naar jou doorgestuurd.

Stap 4: Kijk waar automatisering mogelijk is 

Het voordeel van huurders digitaal screenen is dat je met de software vaak ook bepaalde taken kunt automatiseren. Die taken hoeven je medewerkers dus niet meer handmatig op te pakken. Dat geldt voor taken als:

• Relevante huurdersgegevens verzamelen;
• Achtergrondcontroles doen;
• Herinneringen aan huurders versturen als je geen documenten hebt ontvangen;
• Automatische meldingen laten sturen;
• De status van het screeningproces automatisch bijwerken;
• Referenties controleren;
• Kredietwaardigheid in kaart brengen

Voor automatisering is het belangrijk dat de software goed aansluit op jouw systeem en proces. Ook wil je de software zó geïmplementeerd hebben dat je er dit soort extra taken mee kunt uitvoeren.

Met ruim 7 jaar ervaring en 50+ implementaties weten we bij Ockto hoe we de software het beste kunnen aansluiten op jouw systeem, én wat er nodig is voor een succesvolle implementatie. Ockto is bijvoorbeeld volledig geïntegreerd in OSRE: de huurder levert in een beveiligde OSRE-omgeving alle benodigde informatie aan en die gegevens worden vervolgens automatisch in OSRE ingevuld. Lees hier hoe we elke klant ondersteunen in de implementatie.

Stap 5: Zorg voor de juiste beveiliging én maak het systeem AVG-proof 
Omdat de informatie die huurders verstrekken gevoelige informatie is, zijn beveiligingsmaatregelen heel belangrijk. Bescherm de privacy van huurders door daar maatregelen voor te treffen. Denk aan versleuteling van informatie, beperkte toegangsrechten en veilige communicatieprotocollen.

 Zorg er daarbij voor dat de software voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, zoals de AVG. Ook heel belangrijk daarvoor is dataminimalisatie: je mag alleen die gegevens ontvangen van de kandidaat-huurder die absoluut noodzakelijk zijn voor deze screening. Andere gegevens mag je niet in je bezig hebben.

 Met Ockto zit je in al die opzichten goed. Je krijgt gegevens direct vanuit de originele bron aangeleverd. Dat betekent 100% zekerheid dat je de meest recente data krijgt. Daarnaast ontvang je alleen de benodigde gegevens, en worden deze veilig en versleuteld verstuurd.

Stap 6: Train je medewerkers, en neem hen mee in het proces

Met alleen de software ben je er nog niet. Het is belangrijk om medewerkers en klanten te leren omgaan met de nieuwe software. Denk daarom tijdens de implementatie alvast na hoe je het nieuwe systeem gaat introduceren onder medewerkers, zodat zij eraan gewend raken en ervoor openstaan om met dit systeem te werken.

Train medewerkers op tijd in het gebruik van het nieuwe screeningssysteem. Leg ook de voordelen uit. Benadruk bijvoorbeeld dat dit digitale proces hen tijdsbesparing, meer nauwkeurigere resultaten, meer efficiëntie en minder routinewerkzaamheden oplevert. Benadruk ook het belang van de digitalisering om fraude te voorkomen. Zo wordt het voor medewerkers aantrekkelijker om met de nieuwe software te werken.

 Tip: betrek medewerkers die het systeem dagelijks gaan gebruiken al vroeg in het proces, bij voorkeur al bij het uitdenken ervan. Moedig hen aan om proactief feedback te geven tijdens de eerste testen. Zo kom je tot een systeem waar je medewerkers straks achter staan en graag mee werken.

Stap 7: Monitor en verbeter de huurderscheck 

Als de gedigitaliseerde huurderscheck eenmaal staat, is het belangrijk om het systeem te blijven monitoren. Verzamel gegevens over de prestaties ervan en blijf je medewerkers ook om feedback vragen. Zeker in de beginfase kunnen er verbeterpunten naar voren komen.

 Kijk hiervoor bijvoorbeeld of de doorlooptijd optimaal is, hoe nauwkeurig de resultaten zijn, of huurders tevreden zijn met het systeem en of ook de gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers optimaal is. Is dat niet het geval? Stel eventuele knelpunten of verbeterpunten vast en voer waar nodig wijzigingen door om het systeem te verbeteren.

 Zo heb je een digitale huurderscheck die nu én in de toekomst veel tijdsbesparing, een veel kleinere kans op fraude en meer tevreden huurders en medewerkers oplevert.

Enthousiast geworden over de mogelijkheden? We bespreken graag in een vrijblijvende kennismaking hoe Ockto jou werk uit handen kan nemen voor de huurders screening. Neem contact op via onderstaande formulier, we antwoorden je dan binnen 24 uur: