Wat is brondata?

Brondata is de verzamelterm die wij gebruiken voor alle persoonsgegevens die rechtstreeks vanuit een oorspronkelijke betrouwbare data-bron op te halen zijn. Bijvoorbeeld bij overheidsinstellingen en banken. Een consument kan deze gegevens digitaal delen met een dienstverlener die de persoonsgegevens nodig heeft om zijn dienst uit te voeren. 

Dankzij brondata kan de aanlevering van allerlei gegevens volledig digitaal verlopen. Het is dus niet langer nodig voor de consument om documenten of pdf-bestanden met persoonsgegevens op te zoeken en handmatig aan te leveren. Dit gaat volledig automatisch door de gegevens rechtstreeks bij de bron te laten ophalen.

Een voorbeeld van brondata zijn de gegevens over iemands identiteit en bezittingen die je kunt laten ophalen bij de Basisregistratie Personen (BRP) en het Kadaster. Daarnaast kun je inzicht krijgen in iemands inkomsten- en uitgavenpatroon door loongegevens op te vragen vanuit het UWV en dit te combineren met informatie vanuit banktransacties.

Doordat de brondata uit oorspronkelijke bronnen komt, zoals overheidsinstanties en banken, gaat het om geverifieerde en gestandaardiseerde data.

Je kunt brondata gebruiken binnen alle processen waarvoor betrouwbare persoonsgegevens van particulieren en zzp’ers nodig zijn. Over het algemeen kun je grote voordelen behalen door het aanleverproces in de volgende situaties te digitaliseren:

• De consument moet veel gegevens aanleveren.
• De consument moet complexe gegevens aanleveren, zoals een berekening op basis van het inkomen.
• Je hebt een groot aantal dossiers te verwerken.

Verschillende processen in diverse sectoren

Brondata wordt gebruikt om verschillende processen in diverse sectoren te digitaliseren. Denk hierbij aan:

Hypotheekoriëntatie, -advies en -acceptatie en -beheer

Processen rondom Know your Customer (KYC), Customer Due Dilligence (CDD) en Ongoing Due Dilligence (ODD) in de financiële sector

Financieel advies en financiële planning

Pensioeninzicht en -advies

De aanvraag van een huurwoning

De beoordeling van aanvragen in automotive, zoals bij private lease, huurkoop, financial lease of een operational lease-aanvraag

Aanvragen voor consumptief krediet beoordelen en beheren

Rechtmatigheidstoetsing van aanvragen voor toeslagen en minima-regelingen bij gemeenten

De aanvraag van een arbeidsongeschiktheidsverzekering of levensverzekering

Schuldhulpverlening en bijzonder beheer

Vraag dankzij brondata alleen noodzakelijke gegevens op

Bij elk proces zijn weer andere persoonsgegevens en databronnen nodig. Daarbij mogen vanuit de AVG-wetgeving alleen die persoonsgegevens gedeeld worden die noodzakelijk zijn om de dienst te verlenen.

Met brondata hoef je niet bang te zijn dat je te veel informatie ophaalt. Door dit goed in te richten (met een op jouw toepassing afgestemd datafilter), krijg je alleen die gegevens die je nodig hebt (en mag hebben). Je zit dus qua AVG goed.

Zowel voor klanten als dienstverleners heeft het veel voordelen om brondata te gebruiken.

Voordelen voor de klant

• Identificeren en persoonsgegevens verzamelen gaat veel sneller als klanten hun identiteit en persoonsgegevens als brondata kunnen delen. Dit kost dan maar enkele minuten.
• Het betekent minder gedoe: klanten hoeven niet allerlei gegevens en documenten op te zoeken in ordners, schoenendozen en online portalen. Ook dat scheelt tijd.
• Het aanleveren van gegevens gaat vaker in één keer goed.
  Interpretatieverschillen over hoe en welke gegevens aangeleverd moeten worden spelen bij identificatie via brondata geen rol. Daardoor hoeven klanten niet opnieuw gegevens aan te leveren en gaat het proces dus soepeler.
• Ook het proces na aanlevering gegevens verloopt sneller.
  Omdat je als dienstverlener de data sneller, of zelfs geautomatiseerd, kunt verwerken, kunnen klanten sneller uitsluitsel krijgen. Dat is bijvoorbeeld prettig bij een hypotheekaanvraag of bij de goedkeuring van een lease- of huurcontract.

Voordelen voor de dienstverlener

• Je haalt direct geverifieerde data op uit de originele bron.
  Je weet als dienstverlener zeker dat de persoonsgegevens uit betrouwbare databronnen komen. De aangeleverde gegevens zijn dus correct. Ook voorkom je zo fouten door het verkeerd invullen of verkeerd overnemen van gegevens (of fraude).
• De gegevens zijn gestandaardiseerd.
  Je krijgt de benodigde data voor een dossier als gestandaardiseerde data aangeleverd, waardoor deze één op één te vergelijken zijn. Onduidelijkheden over bijvoorbeeld diverse vormen van netto of bruto inkomen zijn verleden tijd.
• Aanvullende documenten zijn niet meer nodig.
  Het is hierdoor in veel gevallen niet meer noodzakelijk om aanvullende documenten van een klant op te vragen.
• Handmatige checks zijn niet meer nodig. 
  Daarmee zijn ook de gebruikelijke handmatige controles van documenten grotendeels overbodig. Daardoor scheelt brondata dienstverleners veel tijd en kosten.
• De doorlooptijd wordt gehalveerd.
  Wanneer je de als brondata aangeleverde gegevens vervolgens direct laat interpreteren en verwerken binnen online portalen en achterliggende applicaties, kun je de onboarding- en acceptatieprocessen volledig digitaliseren. De klant krijgt daardoor direct uitsluitsel over zijn of haar aanvraag. Dat betekent ook een betere kwaliteit van dienstverlening. 

Wanneer is het gebruik van brondata interessant?

Elke dienstverlener die betrouwbare persoonsgegevens nodig heeft voor zijn diensten kan particulieren of zzp’ers vragen om persoonsgegevens als brondata met hen te delen. Hoe groter het aantal transacties of dossiers en hoe meer persoonsgegevens er nodig zijn, hoe meer toegevoegde waarde brondata zal hebben.

Andere veelgehoorde redenen om persoonsgegevens als brondata te laten aanleveren zijn:

• Je beperkt de hoeveelheid gegevens die handmatig overgenomen moet worden.
• Je beperkt ander repeterend handwerk.
• Je minimaliseert aantal klantcontactmomenten om het dossier compleet te krijgen (re-work). 
• Je kunt je klant sneller (soms zelfs real time) uitsluitsel geven over hun aanvraag

Je gebruikte altijd documenten voor de identificatie en het verzamelen van persoonsgegevens. Nu wil je uitzoeken of met brondata gaan werken voor jullie interessant is.

Hoe gaat dat in zijn werk?

Over het algemeen geldt: hoe meer benodigde gegevens als brondata beschikbaar zijn, hoe groter de kans dat het gebruik van databronnen voor jouw organisatie een slimme optie is.

In bepaal je dit 3 stappen:

• Stap 1: inventariseer welke persoonsgegevens je concreet gebruikt in je proces
• Stap 2: Bekijk welke persoongegevens als brondata kunnen worden opgehaald
• Stap 3: Gebruik een platform om brondata op te halen

Wil je hier meer over weten? We bespreken deze stappen uitgebreid in dit blog.

We zien vaak dat werken met brondata in eerste instantie gezien wordt als een aanpassing om de eerder gebruikte documenten voor gegevensverzameling één op één te vervangen door digitale bronnen. Maar gedurende het proces komen vaak nog veel andere aspecten bovendrijven die met digitalisering te optimaliseren zijn. Een prima insteek natuurlijk! Waak er wel voor dat je niet in één keer te snel wilt gaan. Kijk of je het project in fases moet opdelen om er een succes van te maken. Bijvoorbeeld:

Fase 1

De aan te leveren documenten vervangen door brondata en die beperkt automatisch inlezen in de bedrijfsapplicatie (alleen NAW-gegevens bijvoorbeeld).

Fase 2

De volledige dataset automatisch laten inlezen in de bedrijfsapplicatie (gegevens handmatig invullen is nu niet langer nodig).

Fase 3

Dossiers automatisch laten beoordelen op basis van de ingelezen brondata (bijvoorbeeld: volledig goedgekeurde of afgekeurde dossiers krijgen automatisch bericht; twijfelgevallen worden doorgezet voor handmatige beoordeling).

Brondata gebruiken is makkelijk en veilig voor de consument en kan tot flinke besparingen en optimalisaties leiden voor de dienstverlener. Wel moet je als dienstverlener met een aantal aandachtspunten rekening houden:

Filter de data tot alleen de absoluut noodzakelijke gegevens

Zodra duidelijk is wat de noodzakelijke data-elementen zijn en uit welke databronnen je deze kunt halen, moet je nagaan of er niet te veel opgehaald wordt. Vanuit de AVG mag je alleen die gegevens ophalen die noodzakelijk zijn om je dienst te verlenen.

Daarvoor moet je meestal werken met een datafilter. Omdat brondata in steeds meer sectoren gebruikt wordt, zijn er inmiddels algemene richtlijnen voor de meeste domeinen. De specialisten van Ockto kunnen je helpen om zo’n datafilter correct voor je in te stellen.

Gebruik een platform om brondata op te halen

Als organisatie kun je niet bij databronnen aankloppen om gegevens van klanten op te vragen. Dit moeten klanten zelf doen, bijvoorbeeld door in te loggen bij overheidsinstanties met hun DigiD. Ook moeten zij jou toestemming geven voor het gebruik van hun gegevens en het doel waarvoor je deze wilt gebruiken (zoals het aanvragen van een consumptief krediet of huurwoning). Vanuit de AVG moet het gebruik van persoonsgegevens namelijk proportioneel en doelgebonden zijn. Dit regel je met een platform van een brondataleverancier

Ockto maakt het ophalen van brondata als brondataleverancier gemakkelijk, snel en veilig. In ons geval wordt de klant binnen de app langs alle benodigde bronnen geleid om zijn gegevens op te halen. Dat ophalen gebeurt via filters die je organisatie van tevoren heeft ingesteld.

Bepaal hoe gegevens moeten worden aangeleverd

Afhankelijk van de sector en de geldende wet- en regelgeving of keurmerken kunnen er eisen zijn voor de manier van gegevensaanlevering. In sommige sectoren is digitale gegevensaanlevering bijvoorbeeld alleen toegestaan als de identificatie voldoet aan een bepaald eIDAS-betrouwbaarheidsniveau. Ook komt het weleens voor dat je de toegestane leenruimte alleen automatisch mag laten berekenen als dit gebeurt op basis van het SV-loon, zoals bijvoorbeeld voor een consumptief krediet.

Steeds meer toezichthouders en beroepsverenigingen komen met duidelijke richtlijnen voor de digitale aanlevering en beoordeling van gegevens. Check dus hoe dit zit binnen jouw sector.

Houd rekening met storingen en onderhoud

Overheidsportalen en banken hebben af en toe een storing of zijn wegens onderhoud niet beschikbaar. Consumenten die op dat moment bij die bronnen persoonsgegevens willen ophalen kunnen dat dan vanzelfsprekend niet doen. Bepaal hoe je daarmee wilt omgaan.

Kun je bijvoorbeeld bij een storing van een belangrijke bron klanten proactief informeren en eventueel doorsturen naar een alternatief proces, bijvoorbeeld op papier of via e-mail?

Maak een plan voor de afhandeling van foutmeldingen

Het uitgangspunt is natuurlijk dat alles voor de klant soepel verloopt. Maar om daarvoor te zorgen, is het ook belangrijk om te kijken welke foutmeldingen of andere afwijkingen iemand kan tegenkomen. En om die op zo’n manier af te handelen dat de klant snel verder kan.

Let op de houdbaarheid van data

Persoonsgegevens uit databronnen zijn niet altijd volledig en actueel. Dat geldt bijvoorbeeld voor de informatie uit de Vooraf Ingevulde Aangifte van de Belastingdienst. Die is van het voorgaande jaar. Daar moet je bij het inrichten van het acceptatiekader en het gebruik van de brondata rekening mee houden.

Maak een plan voor verandermanagement

Het gebruik van brondata binnen traditionele organisaties betekent voor alle betrokkenen een flinke verandering. Ter illustratie: financieel adviseurs en hypotheekadviseurs die al sinds jaar en dag werken met salarisstroken en werkgeversverklaringen krijgen nu in plaats daarvan een UWV-verzekeringsbericht. Zo ook hebben risico-afdelingen niet langer toegang tot een volledig papieren dossier van een klant, maar alleen tot een technisch databestand.

Dit zijn grote organisatorische veranderingen, die regelmatig zorgen voor een langere doorlooptijd van projecten dan technisch noodzakelijk. Wij adviseren je daarom om medewerkers en supportafdelingen op tijd te betrekken bij de veranderingen. Ook is het slim om hen actief te trainen in de nieuwe manier van werken.

Vergeet security niet

Het is van groot belang dat brondata veilig worden verstuurd en bijvoorbeeld niet zomaar per e-mail. Ook vanuit AVG-oogpunt. Zorg dus voor een versleutelde verbinding.

Mutual SSL

Wij adviseren altijd om voor het versturen van brondata een tweezijdige of mutual SSL te gebruiken. Hierbij controleert de verzendende partij de ontvangende partij en andersom, om er zeker van te zijn dat beide partijen een vertrouwde verbinding hebben. Beide partijen delen de certificaten met elkaar en die worden ook gevalideerd.

Interne verwerking brondata

Om te zorgen dat de opgehaalde data ook intern veilig verwerkt wordt en niet gaat rondzwerven, is ons advies om data direct te laten inlezen in je bedrijfsapplicatie. Een platform als Ockto kan dit mogelijk maken.

Vanwege de privacygevoeligheid van persoonsgegevens geldt er in toenemende mate nieuwe wetgeving voor het digitaal delen van persoonsgegevens. Natuurlijk is het belangrijk om aan de wetgeving te voldoen.

De volgende wetten zijn van toepassing op dienstverlening rondom brondata:

Wet op het financieel toezicht (WFT)

De Wet op het financieel toezicht (Wft) beschrijft het toezicht op financiële instellingen (zoals banken en verzekeraars) en het financiële systeem. De Nederlandsche bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voeren het toezicht uit.

Als een brondata-dienstverlener, zoals Ockto, meer persoonsgegevens door een consument kan laten delen dan alleen contactgegevens, dan ziet de AFM die dienstverlener als bemiddelaar. Ockto heeft hiervoor een bemiddelvergunning en is sinds 2018 opgenomen in het AFM-register.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Europese privacywetgeving. Deze vormt een belangrijke basis voor het delen van persoonsgegevens. Zaken om rekening mee te houden, zijn bijvoorbeeld:

1. Zorg voor dataminimalisatie.
   Laat consumenten alleen die persoonsgegevens delen die noodzakelijk zijn.
2. Er is een duidelijke grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens.
   Ook laat je aan de consument weten wat die grondslag is.
3. De beveiliging van persoonsgegevens is uitstekend geregeld en de kans op datalekken is minimaal.
4. Je houdt een verwerkingsregister bij.
5. De consument geeft expliciet consent om de persoonsgegevens te gebruiken voor het aangegeven doel.

Payment Service Directive 2 (PSD2)

PSD2 is een Europese wet voor het betalingsverkeer van consumenten en bedrijven. Deze wet is in februari 2019 in Nederland ingevoerd. Het houdt onder andere in dat banken verplicht zijn om derde partijen die daar een vergunning voor hebben, toegang te geven tot een betaalrekening. Voorwaarde is dat de consument daar toestemming voor geeft.

Om banktransacties als brondata te mogen ophalen, heb je dus een PSD2-vergunning nodig. Een andere optie is dat je een dienstverlener inschakelt die over zo’n vergunning beschikt. Ockto bijvoorbeeld.

Betrek de compliance-afdeling vroegtijdig

Binnen veel organisaties is het gebruik van persoonsgegevens een heet hangijzer bij compliance-afdelingen. Helemaal als de gegevensaanlevering volledig digitaal gebeurt. Vanuit AVG- en security-optiek is het daarom raadzaam om dit al in vroeg stadium met de betreffende afdelingen door te spreken. Zo kun je teleurstellingen tijdens of na de implementatie voorkomen.

Vrijwel alle gegevens die je van je klant nodig hebt, zijn (terecht) alleen op te halen door bijvoorbeeld met DigiD in te loggen. En dit zal je klant zelf moeten doen. Je moet je klant dus uitnodigen om dit te doen. Dit kan op verschillende manieren en momenten. Het is zaak om dit op een manier en moment te doen waarop je klant hiervoor open staat en dit zo snel en gemakkelijk mogelijk kan volbrengen. Dat is belangrijk voor een optimale conversie en doorlooptijd.

Openbaar of invite only

Over het algemeen zijn er twee soorten proposities waarvoor een consument gegevens kan aanleveren: openbaar of alleen op uitnodiging. Onder ‘openbaar’ valt bijvoorbeeld een tool waarmee je snel inzicht krijgt in je pensioen of in je financiële situatie. Denk aan een leadgenerator voor een persoonlijk gesprek met een adviseur.

Onder ‘op uitnodiging’ of ‘invite only’ valt bijvoorbeeld een hypotheekadviseur die zijn klant vraagt de benodigde gegevens voor een hypotheekadvies aan te leveren. Dit zijn trajecten waarin veel en diepgaande informatie nodig is. Het is ook nodig om de brondata op uitnodiging te laten aanleveren, zodat deze gekoppeld wordt aan het juiste dossier.

De uitnodiging

Bij de uitnodiging van de klant zorg je er natuurlijk ook voor dat je klant zo snel en makkelijk mogelijk met jouw uitnodiging aan de slag kan. Probeer te zorgen voor een korte en bondige uitnodiging, maar wel één waar de volgende punten in worden meegenomen. Een UX Designer laten meekijken is geen overbodige luxe.

• Geef aan waarom je klant deze uitnodiging ontvangt (what’s in it for me?).
• Leg uit hoe de klant gegevens aanlevert (welke stappen zijn er te doorlopen).
• Voeg één duidelijke link of knop toe om te starten.
• Benoem wat je klant nodig heeft, bijvoorbeeld DigiD-inloggegevens of een telefoon voor SMS-codes.

Je IT-mogelijkheden zijn bepalend voor hoe je het ophalen van brondata het beste kunt integreren. Nadat je de persoonsgegevens hebt opgehaald, worden de gegevens idealiter direct ingelezen in de bedrijfsapplicaties. Dit regel je door een mapping te maken tussen het databestand en je bedrijfssoftware.

Hoe beter deze import en mapping van persoonsgegevens verloopt, hoe meer je digitaal kunt werken en beoordelen. Steeds meer bedrijfsapplicaties bieden standaard importkoppelingen om brondata te importeren. Als die koppelingen er niet zijn of als je afwijkende wensen hebt, zal je een eigen mapping moeten maken.