AVG-conform
gegevens ophalen
met Ockto

Wanneer je organisatie persoonsgegevens verwerkt, moet voor de gebruiker duidelijk zijn wat er met zijn of haar gegevens gebeurt. Ockto ondersteunt dit door de gebruiker inzicht te geven in de gegevens die worden opgehaald, het doel van de verwerking en de organisatie waarmee de gegevens worden gedeeld.

Gegevens worden pas en gedeeld nadat de gebruiker daar actief goedkeuring voor geeft. Zonder deze actie worden gegevens niet met je organisatie gedeeld.

Daarmee helpt Ockto je organisatie om het ophalen van persoonsgegevens transparant en controleerbaar in te richten.

Ockto is ontwikkeld volgens het principe van privacy by design. Privacy en gegevensbescherming zijn daarmee onderdeel van de inrichting van het platform en de gegevensstromen.

Dat betekent dat bij de inrichting van het proces rekening wordt gehouden met onder meer doelbinding, dataminimalisatie, beveiliging en bewaartermijnen.

De Ockto-flow maakt AVG-principes concreet in het gegevensdeelproces. De gebruiker ziet welke gegevens worden opgehaald, waarom deze nodig zijn en met welke organisatie ze worden gedeeld.

Alleen noodzakelijke gegevens

Je organisatie bepaalt vooraf welke gegevens noodzakelijk zijn voor het betreffende proces. Ockto helpt om de gegevensstroom daarop in te richten, zodat alleen relevante gegevens worden opgehaald en gedeeld.

Gegevens direct uit de bron

Gegevens worden rechtstreeks opgehaald uit officiële of betrouwbare bronnen, zoals overheidsinstanties, banken of andere bronsystemen. Dat ondersteunt het AVG-principe dat persoonsgegevens juist en waar nodig actueel moeten zijn.

Tijdelijke verwerking

Ockto verwerkt persoonsgegevens tijdelijk en niet langer dan noodzakelijk voor het uitvoeren van het proces. Zoals beschreven in de privacyverklaring worden gegevens na afloop van de afgesproken termijn verwijderd. Ook wanneer de gebruiker geen goedkeuring geeft of eerder gegeven goedkeuring intrekt, worden de gegevens verwijderd.

Bij AVG-conform gegevens ophalen is een duidelijke rolverdeling essentieel. Je organisatie moet weten welke verantwoordelijkheid je zelf hebt en welke rol Ockto binnen het proces vervult.

In veel klantprocessen bepaalt je organisatie welke persoonsgegevens nodig zijn en waarvoor deze worden gebruikt. Ockto ondersteunt het verzamelen, structureren en doorgeven van gegevens binnen het ingerichte proces.

Nadat je organisatie de gegevens heeft ontvangen, blijft je organisatie verantwoordelijk voor de verdere verwerking daarvan. Denk aan beoordeling, besluitvorming, bewaartermijnen, klantcommunicatie en het afhandelen van verzoeken van betrokkenen.

De afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en verwerking worden vastgelegd in de contractuele documentatie, zoals een verwerkersovereenkomst.

Welke persoonsgegevens via Ockto worden opgehaald, hangt af van het proces, de bron en het doel waarvoor je organisatie de gegevens nodig heeft.

Voorbeelden van gegevens die via Ockto kunnen worden opgehaald zijn:

• identificerende gegevens;
• adres- en persoonsgegevens uit officiële bronnen;
• inkomensgegevens;
• gegevens over bezittingen en schulden;
• pensioengegevens;
• inkomsten en uitgaven uit transactiegegevens.

Je organisatie bepaalt vooraf welke gegevens noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. Ockto kan daarin adviseren en helpt om de gegevensstroom daarop in te richten, zodat niet meer persoonsgegevens worden opgehaald of gedeeld dan nodig is.

De gebruiker ziet in de Ockto-flow welke gegevens worden opgehaald en met je organisatie worden gedeeld.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met je organisatie wanneer de gebruiker het betreffende proces start en daar actief goedkeuring voor geeft.

In de Ockto-flow ziet de gebruiker met welke organisatie gegevens worden gedeeld en voor welk doel dat gebeurt. Zonder deze actieve goedkeuring worden gegevens niet met je organisatie gedeeld.

Afhankelijk van het proces kan het bijvoorbeeld gaan om gegevensdeling met:

• een hypotheekverstrekker;
• een financieel adviseur;
• een kredietverstrekker;
• een leasemaatschappij;
• een gemeente;
• een verhuurder.

Ockto deelt persoonsgegevens nooit met derden voor andere doeleinden. Gegevens worden alleen gedeeld met de organisatie waarvoor de gebruiker actief goedkeuring heeft gegeven.

De gegevensdeling vindt plaats binnen de gekozen klantreis en op basis van de gemaakte afspraken over doel, gegevensset en verwerking.

Ockto verwerkt persoonsgegevens tijdelijk en niet langer dan noodzakelijk voor het uitvoeren van het betreffende proces. Dit sluit aan bij het AVG-principe van opslagbeperking.

Zoals beschreven in de privacyverklaring worden gegevens na afloop van het proces verwijderd. Ook wanneer de gebruiker geen goedkeuring geeft of eerder gegeven goedkeuring intrekt, worden de gegevens verwijderd.

Nadat je organisatie de gegevens heeft ontvangen, is je organisatie verantwoordelijk voor de verdere verwerking en bewaartermijnen binnen het eigen proces. Die bewaartermijnen moeten passen bij het doel van de verwerking en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Onder de AVG hebben betrokkenen verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Denk aan het recht op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar.

Ockto richt het gegevensdeelproces zo in dat de gebruiker ziet welke gegevens worden opgehaald, voor welk doel dat gebeurt en met wie de gegevens worden gedeeld. Daarmee ondersteunt Ockto transparantie richting de betrokkene.

Wanneer een verzoek van een betrokkene betrekking heeft op de verwerking binnen de Ockto-flow, beoordeelt Ockto dat verzoek binnen de eigen rol en verantwoordelijkheid. Gaat het verzoek over de verdere verwerking van gegevens nadat je organisatie deze heeft ontvangen, dan is je organisatie verantwoordelijk voor de behandeling daarvan.

In de privacyverklaring staat beschreven hoe Ockto omgaat met persoonsgegevens en hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.