De data wordt opgehaald op het moment dat de gebruiker de Ockto-sessie doorloopt. De data is zo actueel als de bron waar de data wordt opgehaald. Sommige bronnen, zoals banktransacties, zijn daardoor zeer actueel. Andere data, zoals bepaalde gegevens van de Belastingdienst, zijn afkomstig uit de laatste (vooraf ingevulde) aangifte, veelal over het laatste volledig afgeronde kalenderjaar. De actualiteit hangt dus af van de bron.

Dataminimalisatie betekent dat vooraf wordt bepaald welke gegevens nodig zijn voor het proces. Ockto kan filters toepassen, zodat de ontvangende organisatie alleen de relevante gegevens ontvangt en niet meer persoonsgegevens verwerkt dan nodig is.

Ja. Vooraf wordt bepaald en geconfigureerd welke gegevens relevant zijn voor het proces. Zo ontvangt de organisatie niet te veel data, maar ook niet te weinig data om de aanvraag, beoordeling of controle goed uit te voeren.

Als een databron tijdelijk niet beschikbaar is, bijvoorbeeld door onderhoud, kan Ockto dit signaleren via data source availability. De gebruiker wordt dan niet onnodig een doodlopend proces ingestuurd. Afhankelijk van de inrichting bij de klant kan de gebruiker het later opnieuw proberen, of kan een alternatief proces worden gevolgd.

Data delen via Ockto is relevant voor processen waarin allerlei persoonsgegevens worden opgevraagd, normaal gesproken met documenten of invulvelden. Denk aan aanvraagprocessen, acceptatie, onboarding, KYC, subsidieaanvragen, financieringsaanvragen, vastgoedfinanciering, hypotheken, pensioen en inkomens- of draagkrachttoetsen.

In veel processen kan brondata de benodigde gegevens leveren en zijn er geen aanvullende documenten meer nodig, dan wel wordt het aantal documenten sterk verminderd. Maar niet alle informatie is altijd als brondata beschikbaar. In die gevallen kunnen documenten worden geüpload en met Intelligent Document Processing (IDP) worden uitgelezen en gestructureerd, of gegevens als formulier worden opgehaald via Ockto.

Door vooraf datafilters in te richten. De organisatie bepaalt samen met Ockto welke gegevens nodig zijn voor het proces. Alleen die relevante gegevens worden gedeeld, zodat de gegevensuitvraag beter aansluit op doelbinding, proportionaliteit en dataminimalisatie.

Ja. Ockto kan gegevens uit verschillende bronnen samenbrengen in een gestructureerd en genormaliseerd datamodel. Daardoor hoeft de ontvangende organisatie minder handmatig te combineren en ontstaat een overzichtelijker klant- of aanvraagdossier.

Ockto levert data gestructureerd aan, zodat systemen deze gegevens beter kunnen inlezen en gebruiken. Dat kan helpen bij automatische controles, berekeningen, toetsing aan regels of voorbereiding van menselijke beoordeling.

Ockto ondersteunt een AVG-bewuste inrichting met veilige gegevensoverdracht, toestemming, dataminimalisatie, gestructureerde dataverwerking en audit trail. De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de juiste juridische grondslag en inrichting van het eigen proces.

Ja. Ockto kan via API's worden gekoppeld aan bestaande processen en systemen, zoals aanvraagportalen, acceptatiesystemen, CRM-systemen of zaaksystemen. De precieze inrichting hangt af van het datamodel, de klantreis en de technische omgeving.

Een uploadportaal digitaliseert vooral het aanleveren van documenten om daar gegevens uit te halen. Ockto haalt gegevens zoveel mogelijk direct op uit betrouwbare bronnen en levert deze gestructureerd aan. Daardoor hoeft minder handmatig te worden gecontroleerd, overgetypt of geïnterpreteerd.

Ja. De gebruiker ziet in de Ockto-flow welke gegevens worden opgehaald en gedeeld. De datadeling vindt pas plaats nadat de gebruiker toestemming geeft voor het specifieke proces.

Als een gebruiker geen toestemming geeft, worden de gegevens niet gedeeld. De organisatie moet dan zorgen dat er een alternatief proces beschikbaar is, bijvoorbeeld de oude route met aanleveren van documenten.

Ockto helpt fraude met documenten te verminderen doordat gegevens rechtstreeks uit betrouwbare bronnen komen en niet handmatig door de gebruiker worden aangepast. Dat maakt het proces minder afhankelijk van pdf's, screenshots of scans die kunnen worden gemanipuleerd.

Gestructureerde data-output betekent dat gegevens niet als losse documenten of vrije tekst binnenkomen, maar in een vast datamodel. Dat maakt verwerking en controle eenvoudiger en zo wordt het ook mogelijk (gedeeltelijke) automatische beoordeling te doen.

Ockto kan ook aanvullende toetsen ondersteunen, zoals PEP-, sanctie-, insolventie- en adverse media-toetsen. Deze kunnen onderdeel zijn van bredere onboarding-, KYC- of acceptatieprocessen.

De grootste winst zit in minder handmatig werk, minder documentuitvraag, betere datakwaliteit en een gebruiksvriendelijker proces. Organisaties krijgen sneller betrouwbare gegevens binnen, terwijl gebruikers geen tijd kwijt zijn aan het zoeken, downloaden en uploaden van documenten.