In veel gevallen kan brondata het aantal benodigde documenten sterk verminderen. Niet alle informatie is echter in elk verhuurproces als brondata beschikbaar. Als aanvullende stukken nodig blijven, kunnen die via Documents & Forms worden aangeleverd en met Intelligent Document Processing (IDP) worden uitgelezen en gestructureerd.

Ockto haalt gegevens zo veel mogelijk rechtstreeks uit betrouwbare bronnen op. De kandidaat-huurder geeft toestemming om de gegevens te delen, maar kan de opgehaalde brondata niet zelf aanpassen. Daardoor is het verhuurproces minder afhankelijk van zelf aangeleverde loonstroken, bankafschriften, scans of screenshots die gemanipuleerd kunnen zijn. Dit verkleint het risico op documentfraude, maar sluit fraude niet volledig uit.

De kandidaat-huurder start de Ockto-sessie en logt in bij de benodigde bronnen, bijvoorbeeld via DigiD of de eigen bankomgeving. De kandidaat ziet welke gegevens worden opgehaald en met welke organisatie ze worden gedeeld. Pas na toestemming worden de gegevens naar de verhuurorganisatie doorgestuurd. De verhuurorganisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de juiste juridische grondslag en inrichting van het huurdersscreeningsproces.

Vooraf wordt bepaald welke gegevens voor de huurderscheck nodig zijn. Ockto kan datafilters toepassen, zodat de verhuurorganisatie alleen de relevante gegevens ontvangt en niet automatisch alle beschikbare informatie. Dat ondersteunt een proces waarin doelbinding, proportionaliteit en dataminimalisatie bewust worden ingericht.

Ja. De benodigde gegevens worden vooraf bepaald en geconfigureerd. Zo kan per verhuurproces worden ingericht welke bronnen, gegevensvelden of aanvullende documenten nodig zijn. Dit helpt om dossiers onderling consistenter te maken en onnodige gegevensuitvraag te beperken.

Ja, wanneer inzicht in inkomsten, uitgaven of terugkerende verplichtingen relevant is voor de beoordeling. Via de PSD2-vergunning van Ockto kunnen banktransacties worden opgehaald en gestructureerd. De verhuurorganisatie bepaalt vooraf welke bankgegevens nodig zijn en hoe deze in de beoordeling worden gebruikt. Lees meer over open banking bij Ockto.

Afhankelijk van de beschikbare transactiedata kan open banking inzicht geven in bijvoorbeeld inkomsten, woonlasten, vaste lasten en terugkerende betaalverplichtingen. Ockto categoriseert transacties, zodat deze informatie gestructureerd kan worden gebruikt. Welke gegevens relevant zijn, hangt af van het acceptatiebeleid van de verhuurorganisatie.

Ja. Ockto kan banktransacties via open banking combineren met andere brondata, bijvoorbeeld uit het UWV, de BRP of de Belastingdienst. Deze gegevens kunnen in één Ockto-sessie worden opgehaald en samengebracht in één gestructureerd datamodel. Zo hoeft de verhuurorganisatie minder informatie handmatig uit verschillende bronnen te combineren.

De gegevens worden opgehaald op het moment dat de kandidaat-huurder de Ockto-sessie doorloopt. Hoe actueel de informatie inhoudelijk is, verschilt per bron. Banktransacties zijn doorgaans actueel tot het moment van ophalen, terwijl fiscale gegevens betrekking kunnen hebben op een eerder belastingjaar. Daarom moet per gegeven worden bepaald welke bron en welke actualiteit geschikt zijn voor de huurderscheck.

Dan kan de Ockto-sessie worden aangevuld met documenten of aanvullende vragen. Via Documents & Forms en Intelligent Document Processing (IDP) kunnen documenten worden verzameld, uitgelezen en samen met de brondata in hetzelfde datamodel worden verwerkt. Zo hoeft aanvullende informatie niet via losse e-mails of aparte uploadroutes binnen te komen.

Ja. Afhankelijk van de inrichting kan digitale identificatie onderdeel zijn van dezelfde klantreis. Daarmee kan een verhuurorganisatie naast financiële of inkomensgegevens ook relevante identificatiegegevens in het proces opnemen. Welke identificatiemethode nodig is, hangt af van het doel en de eisen van het verhuurproces.

Ja. Door voor iedere kandidaat dezelfde vooraf geconfigureerde gegevensset te gebruiken, kunnen dossiers consistenter worden verzameld en beter worden vergeleken. Dat ondersteunt een controleerbaar proces. Ockto bepaalt niet welke selectiecriteria rechtmatig of passend zijn; die verantwoordelijkheid blijft bij de verhuurorganisatie.

 Nee. Ockto verzamelt en structureert de gegevens die een verhuurorganisatie nodig heeft voor het eigen beoordelingsproces. De verhuurorganisatie bepaalt zelf de selectiecriteria, de weging en de uiteindelijke beslissing. Ockto vervangt daarmee niet het beleid of de verantwoordelijkheid van de verhuurder. 

Een gestructureerde gegevensuitvraag maakt inzichtelijker welke gegevens voor iedere kandidaat zijn gebruikt. In combinatie met vooraf vastgelegde selectiecriteria en een controleerbaar proces kan dit helpen om achteraf beter uit te leggen hoe een beoordeling tot stand is gekomen. De verhuurorganisatie blijft verantwoordelijk voor de inhoud en rechtmatigheid van de selectiecriteria.

Een audit trail kan vastleggen welke gegevens uit welke bron zijn opgehaald, op welk moment en op basis van welke toestemming. Dit helpt een verhuurorganisatie bij interne controle en bij het achteraf reconstrueren van de gegevensuitvraag. Welke onderdelen van de audit trail worden vastgelegd en gebruikt, hangt af van de inrichting van het proces.

Ja. Tijdens de Ockto-sessie ziet de kandidaat welke gegevens worden opgehaald en met welke organisatie ze worden gedeeld. De datadeling vindt pas plaats nadat de kandidaat daarvoor toestemming geeft binnen de betreffende datadeelreis.

Als de kandidaat-huurder geen toestemming geeft, worden de betreffende gegevens niet gedeeld met de verhuurorganisatie. De verhuurorganisatie bepaalt welke alternatieve route in dat geval passend en beschikbaar is, bijvoorbeeld het aanleveren van informatie via een ander proces.

Ja. Ockto kan via de Ockto-API worden gekoppeld aan bestaande processen en systemen. Gegevens kunnen als gestructureerde JSON-output beschikbaar worden gesteld, zodat deze in een bestaand portaal, CRM- of acceptatiesysteem kunnen worden ingelezen. De precieze integratie hangt af van de software, het datamodel en de gewenste klantreis.

Ja. Ockto kan als datalaag worden toegevoegd aan een bestaande klantreis, zodat relevante gegevens digitaal worden opgehaald en gestructureerd aan bestaande systemen worden geleverd. Welke onderdelen van het huidige proces kunnen blijven bestaan en welke moeten worden aangepast, hangt af van de inrichting en technische omgeving van de verhuurorganisatie.