Dat hangt af van het proces. Denk bijvoorbeeld aan loonstroken, werkgeversverklaringen of een kopie van een rijbewijs wanneer die nodig zijn. Gebruikers kunnen documenten als pdf of afbeelding uploaden of met de app een foto maken. Welke documenten worden uitgevraagd, wordt vooraf ingericht.

Een regulier uploadportaal verzamelt vooral bestanden. Documents & Forms maakt aanvullende documenten en antwoorden onderdeel van dezelfde digitale klantreis als de brondata. Met Intelligent Document Processing (IDP) kunnen relevante gegevens uit documenten worden uitgelezen en gestructureerd. Zo blijven bestanden niet als losse, ongestructureerde input naast het proces bestaan.

Ja. De gegevensuitvraag wordt ingericht op basis van het betreffende proces. Daardoor kan worden bepaald welke documenten of aanvullende gegevens nodig zijn. Het uitgangspunt is dat alleen informatie wordt gevraagd die relevant is voor de aanvraag, beoordeling of klantreis.

Ja. Naast brondata en documenten kunnen ook aanvullende antwoorden binnen dezelfde Ockto-sessie worden verzameld. Dit is relevant wanneer informatie niet uit een digitale bron of document kan worden gehaald. Daardoor zijn minder losse formulieren buiten de klantreis nodig. 

IDP wordt gebruikt om relevante informatie uit digitale documenten te herkennen, uit te lezen en te structureren. De uitgelezen gegevens kunnen daarna worden opgenomen in het datamodel en worden zo geschikt voor geautomatiseerde verwerking. Welke gegevens uit een document nodig zijn, hangt af van de toepassing en de inrichting.

Documents & Forms kan documenten verzamelen en met Intelligent Document Processing (IDP) relevante informatie eruit uitlezen en structureren. Daardoor hoeft een medewerker niet altijd alle benodigde gegevens handmatig uit een document over te nemen.

Ja. Documents & Forms is bedoeld voor processen waarin brondata alleen niet voldoende is. Gegevens uit documenten kunnen worden samengebracht met brondata en aanvullende antwoorden in één datamodel. Afhankelijk van de inrichting kunnen deze gegevens ook onderling worden vergeleken, bijvoorbeeld om te controleren of de werkgever op een loonstrook overeenkomt met UWV-gegevens. Dat kan afwijkingen helpen signaleren, maar biedt geen garantie dat fraude wordt ontdekt.

 Ja. Door vooraf te bepalen welke gegevens, documenten en aanvullende antwoorden nodig zijn en deze binnen één klantreis uit te vragen, wordt de kans kleiner dat een dossier zonder essentiële informatie binnenkomt. Het doel is onder andere minder incomplete dossiers, minder herstelwerk en een hogere First-Time-Right. 

In een traditioneel proces blijkt vaak pas na de eerste aanvraag dat nog informatie ontbreekt. De klant moet dan opnieuw worden benaderd voor een document of extra antwoord. Met Documents & Forms kunnen aanvullende gegevens zoveel mogelijk direct binnen dezelfde digitale klantreis worden verzameld. Daardoor kan het aantal losse herstelverzoeken, e-mails en extra contactmomenten worden verminderd.

Ja. Door vooraf vast te leggen welke informatie nodig is en brondata, documenten en aanvullende vragen binnen één flow te combineren, kan de kans worden vergroot dat een dossier bij de eerste aanlevering compleet genoeg is voor verdere verwerking. Een hogere First-Time-Right is daarom een van de doelen van deze oplossing. 

Documents & Forms kan STP ondersteunen doordat aanvullende informatie niet alleen als losse bestanden binnenkomt, maar waar mogelijk gestructureerd beschikbaar wordt gemaakt. Dat maakt automatische verwerking, controles en beslisregels beter mogelijk. Volledige STP hangt echter ook af van onder meer het beleid, de beslisregels, uitzonderingen en de inrichting van de achterliggende systemen.

De exacte afhandeling hangt af van de inrichting van het proces. Als een document niet voldoende automatisch kan worden verwerkt, kan aanvullende input of menselijke controle nodig zijn. Zo hoeft een uitzondering niet automatisch te betekenen dat de hele digitale klantreis vastloopt.

 Ja. Intelligent Document Processing (IDP) helpt bij het verzamelen en structureren van documentgegevens, maar hoeft menselijke beoordeling niet te vervangen. De gestructureerde informatie kan worden gebruikt door een medewerker, acceptant of ander beslisproces. De organisatie bepaalt zelf welke onderdelen automatisch worden verwerkt en waar menselijke controle nodig blijft. 

Ja, Documents & Forms kan worden ingericht voor processen waarin meerdere documenten of aanvullende gegevens nodig zijn. Welke documenten worden gevraagd en hoe deze worden verwerkt, wordt afgestemd op de klantreis en het gewenste dossier. De relevante gegevens kunnen vervolgens gezamenlijk worden verwerkt binnen dezelfde datastructuur.

Ja. Niet ieder proces vraagt dezelfde documenten, vragen of gegevens. Daarom kan de inrichting worden afgestemd op het specifieke aanvraag-, acceptatie- of onboardingproces. Ook het dataschema kan per proces verschillen.

Ockto stelt de opgehaalde gegevens via de Ockto-API beschikbaar, bijvoorbeeld als gestructureerde JSON-output. Gegevens uit brondata, documenten en aanvullende antwoorden kunnen binnen één datamodel worden samengebracht, zodat bestaande systemen ze verder kunnen verwerken. 

Ja. Ockto kan via de Ockto-API worden geïntegreerd met bestaande systemen. De precieze inrichting hangt af van de klantreis, het gewenste datamodel, de technische omgeving en de manier waarop de organisatie de gegevens verder wil verwerken.

Vooraf wordt bepaald welke documenten en gegevens noodzakelijk zijn voor het betreffende proces. Door de uitvraag daarop in te richten, kan onnodige verwerking van persoonsgegevens worden beperkt. De ontvangende organisatie blijft verantwoordelijk voor de juiste juridische grondslag, bewaartermijnen en verdere verwerking van de ontvangen gegevens. 

Documents & Forms is vooral geschikt voor digitale processen waarin niet alle benodigde informatie als brondata beschikbaar is. Denk aan acceptatie, onboarding en financieringsaanvragen waarbij bijvoorbeeld loonstroken, werkgeversverklaringen of aanvullende vragen nodig zijn. Door deze input binnen dezelfde digitale klantreis te verzamelen, kunnen losse documentuitvragen en herstelverzoeken worden beperkt.