Wist je dat zo'n 70% van de dossiers de eerste keer uitvalt door onjuiste of onvolledige klantgegevens? Voor de klantverificatie of beoordeling van een aanvraag moeten klanten vaak veel documenten aanleveren als bewijslast voor allerlei zaken.
Daar wordt nog wel eens iets verkeerd aangeleverd, wat vertraging en frustratie tot gevolg heeft. Dit los je op door met brondata te werken. Maar hoe ga je van een document- naar brondata georiënteerd proces? Wij vertellen het je in 3 stappen.
Van documenten naar (bron)data
Door te werken met brondata ontvang je wél de benodigde gegevens en bewijslast, maar heb je niet het ‘gedoe’ die de documenten waarin ze staan met zich meebrengen.
Een klant kan binnen enkele minuten alle benodigde informatie verzamelen en de gegevens worden gestandaardiseerd aangeleverd, waardoor het ook aansluit op verwerking in jullie systemen.
Andere voordelen zijn:
- Dossiers kunnen sneller afgehandeld worden. Een snelle afhandeling maakt het proces efficiënter. Werknemers houden zo meer tijd over voor andere werkzaamheden, waardoor je flink op de kosten bespaart.
- Er is sprake van een hogere betrouwbaarheid als een proces minder afhankelijk is van handmatig werk. Fouten ontstaan namelijk vaak in procesonderdelen die niet geautomatiseerd en gestandaardiseerd zijn.
- Een proces met een hoge first time right-ratio voorkomt vervelende consequenties, zoals het verstrijken van een geldigheidsdatum op de offerte, dat het renteaanbod niet meer geldig is of dat leveringen vertragen.
Hoe bepaal je welke brondata je nodig hebt?
Is werken met brondata ook geschikt voor jouw organisatie? Sluit het aan op de specifieke informatiebehoefte die jullie hebben bij het beoordelen van klanten? Om daar inzicht in te krijgen doorloop je drie stappen:
Stap 1: welke persoonsgegevens gebruik je concreet in je proces?
Maak een overzicht van de persoonsgegevens die je concreet gebruikt in je proces. Kijk daarbij verder dan de documenten die op dit moment worden opgevraagd.
Met alle losse documenten leveren klanten een grote hoeveelheid persoonsgegevens aan. En vaak gaat het per documenten eigenlijk maar om een paar velden van gegevens die je nodig hebt.
Maak inzichtelijk welke gegevens uit deze documenten concreet gebruikt worden voor het proces. Op basis daarvan kun je vaststellen welke brondata je nodig hebt uit de databronnen.
Stap 2: Bekijk welke persoongegevens als brondata kunnen worden opgehaald
Nu kun je inzichtelijk maken welke gegevens je als brondatakunt op vragen. Hier hebben we de Brondata Check voor ontwikkeld. Vul in welke soorten gegevens jij nodig hebt, en je ontvangt een overzicht met op detailniveau welke databronnen je nodig hebt voor welke gegevens.
Een aantal voorbeelden:
- Het salaris en eventuele uitkering zijn aan te leveren vanuit de Belastingdienst, of met meer details vanuit het UWV.
- De huurtoeslag is vanuit Mijn Toeslagen op te halen
- Het inkomen van ondernemers (zzp’ers/eenmanszaken) zijn aan te leveren vanuit de Belastingdienst (aanslag inkomstenbelasting)
Stap 3: Gebruik een platform om brondata op te halen
Als organisatie kun je niet bij databronnen aankloppen om gegevens van klanten op te vragen. Klanten moeten hiervoor zelf inloggen bijvoorbeeld met hun DigiD of inloggegevens van de bank.
Ook moeten zij jou toestemming geven voor het gebruik van hun gegevens en het doel waarvoor je deze wilt gebruiken (zoals het aanvragen van een consumptief krediet of huurwoning). Dit regel je met een platform van een brondataleverancier, zoals Ockto.
Ockto maakt het ophalen van brondata gemakkelijk, snel en veilig. Met Ockto wordt de klant binnen de app langs alle benodigde bronnen geleid om zijn of haar gegevens op te halen.
Dat ophalen gebeurt via filters die ervoor zorgen dat je niet te veel gegevens binnenkrijgt, maar alleen de gegevens die nodig zijn voor jouw proces.
Ockto heeft veiligheid hoog in het vaandel en voldoet volledig aan de geldende wetgeving en vereisten van toezichthouders. De persoonsgegevens worden versleuteld en via een beveiligde verbinding verstuurd aan de ontvangende partij.
Lees hier: 10 veelgestelde vragen over brondata
Ontdek hoe Ockto voor jou kan werken
Deze drie stappen zijn de versimpelde versie van hoe je kunt starten met het werken van brondata. Uiteraard komt er nog meer bij kijken als het gaat om AVG, Wwft, security en compliance.
Inmiddels hebben we bij meer dan 50 klanten de implementatie mogen verzorgen in strikte lijn met de juiste security, compliance en wettelijke regelgeving. Mocht je hier verder over willen praten, dan staan we voor je klaar.
